وقتی که شما یک کسب و کار جدید را به راه می‌اندازید، از طریق نرم‌افزارهای مختلف می‌توانید مدیریت آن را در دست گرفته و کاری کنید که امور مربوط به کسب و کار دقیق‌تر و سریعتر پیش برود و حق کسی ضایع نشود.
یکی از نرم‌افزارهایی که می‌تواند بدین منظور به شما کمک کند، نرم افزار bpms است که شاید فقط نام آن را شنیده باشید. ما در این مبحث قصد داریم که راجع به این نرم‌افزارها بیشتر صحبت کنیم. پس اگر می‌خواهید بدانید که دقیقاً نرم افزار bpms چیست، تا انتها با ما همراه شوید.
تعریفی مختصر از نرم افزار bpms چیست
این نرم‌افزار که مخفف عبارت انگلیسی Business Process Management Software است، به معنای نرم‌افزاری است که برای مدیریت فرایند کسب و کار از آن استفاده می‌کنند. در واقع یک سیستم نرم‌افزاری یا یک ساختار دیجیتالی مفهومی دارد که به آن BPM گفته می‌شود. این سیستم مفهومی است که شناسایی، ایجاد، بهبود و پایش پروسه‌های مربوط به کسب و کار را در دست می‌گیرد و باعث عملکرد بهتر آنها می‌شود. در نتیجه راندمانِ کلیِ سازمان نیز تا حد زیادی ارتقا پیدا می‌کند.
امکانات نرم افزار bpms چیست؟
احتمالا خیلی از شما این سوال برایتان پیش بیاید که اگر بخواهیم از نرم‌افزار با کیفیتی مانند bpms استفاده کنیم؛ چه امکاناتی در آن وجود دارد که به ما کمک می‌کند کارمان را دقیق‌تر و سریعتر انجام دهیم. در این قسمت به طور کامل توضیح می‌دهیم که امکانات نرم افزار bpms چیست.
اتوماسیون گردش کار
اولین امکاناتی که در مورد این نرم‌افزارها وجود دارد، این است که اتوماسیون داخلی را به بهترین شکل ممکن انجام داده و شما می‌توانید در این زمینه فرایندها را تعریف، ترسیم یا خودکارسازی کنید و به گردش‌های کاری کمک نمایید. این سیستم‌ها به گونه‌ای طراحی شده‌اند که باعث ارتقای عملکردهای حیاتی در سازمان‌ها می‌شوند.
مدیریت داده
از دیگر امکانات این نرم‌افزار باید به مدیریت کاملاً جامع و قوی دیتا و داده‌ها اشاره کرد. از آنجایی که داده‌های زیادی در سازمان‌ها وجود دارد، در نتیجه از این ذخیره سازی را استفاده می‌کنند تا بتوانند اطلاعات را گردآوری و مدیریت کرده و به تجزیه تحلیل بپردازند.
مدل سازی تصویری
زمانی که سوال می‌شود امکانات نرم افزار bpms چیست، باید به مدل سازی تصویری هم اشاره کرد. در واقع یک رابط کاربر پسند داخل این نرم‌افزارها وجود دارد که به افراد کمک می‌کند تا بدون اینکه تلاش یا زحمت خاصی داشته باشند، بتوانند وضعیت گردش کار را طراحی و ویرایش کنند و از این طریق اطلاعات مهم را استخراج نمایند. در سریع‌ترین زمان ممکن نگاهی به آنها بیندازند تا بتوانند مدل سازی فرم‌ها و فرایندهای شبکه‌ای را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنند.
تجزیه تحلیل و ارائه گزارش
یکی دیگر از امکانات این نرم‌افزارها این است که قابلیت تجزیه و تحلیل فرایندها را می‌دهد، سپس گزارشاتی را تهیه کرده و به شما تحویل می‌دهد که در آنها به اقدامات وظایف فرایندها اشاره می‌شود. شما با استفاده از آنها می‌توانید اقدام به بهبود فرایندهای فعلی کنید، انتظارات مشتریان را بشناسید، رفتار و وضعیت موجود در بازار را پیش بینی کرده و همچنین حاشیه سود کل کار را ارتقا دهید.
یکپارچه سازی
از دیگر مواردی که در مباحث امکانات نرم افزار bpms چیست، باید به آنها اشاره کرد، مسئله مربوط به یکپارچه سازی است. این نرم‌افزار به گونه‌ای تهیه شده که می‌تواند هزینه‌ها را تا حد زیادی کاهش دهد، سطح کارایی و خدمات را بالا ببرد، باعث بهبود تجربه در مشتریان شود و به پلتفرم‌های دیگر هم اتصال پیدا کند تا از این طریق تبادل اطلاعات صورت بگیرد. تا اینگونه شما بعنوان یک کاربر خیلی راحت بتوانید فرایندها را داخل سیستم یکپارچه‌سازی کرده و آنها را تکمیل کنید.
نحوه کار با نرم افزار bpms
در مورد نحوه کار با این نرم‌افزار هم باید یک سری توضیحات را بدانید. اولین مرحله این است که مستندسازی فرایندهای مختلفی که در کسب و کار انجام می‌دهید را مشخص کنید. با انجام این کار نرم‌افزار تا حدود زیادی با روش کارتان آشنا می‌شود.
در مرحله ۲ فرایندها به شکل فلوچارت ترسیم شده و شما می‌توانید آنها را مدل سازی کنید. البته که باید این کار را زیر نظر مجموعه‌ای از ضوابط و قوانین انجام دهید که مربوط به مدل سازی فرایندها است.
در مرحله بعدی مدل‌های فرایندی جدید جمع آوری می‌شود، اقدامات لازم صورت می‌گیرد و شبیه سازی انجام خواهد شد.
در مرحله نهایی هم فرایندهای جدید شناسایی شده و نقاطی که قابلیت بهبود را دارند، ارتقا می‌دهند.
مزایای استفاده از نرم افزار bpms
در این بخش قصد داریم که به طور کامل برایتان توضیح دهیم مزایای استفاده از ا نرم افزار bpms چیست تا متوجه شوید که این نرم‌افزارها می‌توانند چه تغییرات و تحولاتی را در نوع کارتان ایجاد کنند و سودمند و مفید باشند.
چابکی و سرعت بالا
منظور از چابکی در فرایندهای سازمانی این است که خیلی از اقدامات روزانه با این نرم‌افزار به صورت خودکار انجام می‌شود. در نتیجه جریان‌های کاری کوتاه شده، سطح بهره‌وری سازمان افزایش پیدا می‌کند و وقت تلف نخواهد شد.
افزایش بهره وری
شما با استفاده از این نرم‌افزارها می‌توانید سطح بهره‌وری و بهینه‌سازی را افزایش دهید، در حقیقت نیازی نیست که پرسنل به صورت دائمی برای کار در شرکت حضور داشته باشند. همین باعث می‌شود که تایمی برای استراحت پیدا کنند و این اتفاق سطح بهره‌وری را تا حد زیادی افزایش می‌دهد و انرژی و تمرکز آنها را تا حد زیادی بالا می‌برد، زیرا فشار سنگین کار از روی افراد برداشته می‌شود.
افزایش سطح رضایت کارکنان
بدون شک هیچ‌کسی دوست ندارد که هر روز کارهای تکراری انجام دهد. در نتیجه اگر بخشی از کارها به صورت خودکار به اجرا در بیاید، شرایط خیلی راحت‌تر خواهد شد. این نرم‌افزارها هم دقیقاً همین کار را می‌کنند. بخش زیادی از سختی کار شما را کم خواهند کرد و در نتیجه می‌توانند عاملی برای افزایش سطح خلاقیت، تعامل و پیشبرد کارها باشند و احتمال خطا را کاهش دهند و کارمندان نیز از این موضوع رضایت بیشتری خواهند داشت.
تمرکز بالا
اگر بخواهیم به طور کامل برایتان توضیح دهیم که مزایای نرم افزار BPMS چیست، باید به افزایش سطح تمرکز هم اشاره کنیم. این نرم‌افزارها به صورت خودکار خطاها را کم می‌کنند، فرایند کار را بهبود می‌بخشند، کارهای تکراری را حذف می‌کنند و داده‌های شفاف را در اختیار شما می‌گذارند. همین باعث می‌شود که کارمندان روی ارباب رجوع و مشتریان تمرکز بالاتری داشته باشند که قطعاً این موضوع به نفع شرکت است.
قابلیت اندازه‌گیری
از دیگر مزیت‌ها می‌توان به داده‌های قابل سنجش اشاره کرد که به ما امکان اندازه‌گیری را می‌دهند و خیلی راحت‌تر می‌توانیم فرایندها و پروژه‌ها را تحت کنترل گرفته و آنها را مدیریت کنیم. همچنین از فناوری‌هایی مانند هوش مصنوعی برای تجزیه تحلیل بیشتر و دقیق‌تر استفاده کنیم.
استفاده از نرم‌افزارهای مختلف برای مدیریت کسب و کار می‌تواند یک راه عالی برای افزایش سرعت، دقت و کاهش خستگی کارمندان باشد. یکی از نرم‌افزارهای مفید در این زمینه BPMS است. ما در این مقاله به طور کامل براتون توضیح دادیم که نرم‌افزار BPMS چیست، چه امکانات و چه مزایایی دارد. قطعا هم تا به اینجای مطلب متوجه شدید که وجود آنها در فضای کار می‌تواند تا چه حد مفید و موثر باشد و روی بهره‌وری کارمندان هم تاثیر مثبت بگذارد. چنانچه شما هم قصد تهیه این نرم‌افزارها را دارید و می‌خواهید از حداکثر امکانات و ویژگی‌های آن برای مدیریت کسب و کار استفاده کنید، ما مجموعه فرایند پارس را پیشنهاد می‌کنیم که تمامی این امکانات را به شما ارائه می‌دهد.
منبع: https://parsbpms.com/
